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  • 生鲜学院
  • 2021.08.22
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如何做好生鲜食品采购管理!

【内容摘要】 针对生鲜食品采购的特点、模式和程序,为您提供做好生鲜食品采购的建议。

一、生鲜食品采购的特点及采购模式

1.生鲜食品的特点

与一般超市相比,生鲜食品具有以下特点:

(1)生鲜食品价格变化很大,批零差价大,很多商品价格变动幅度全年能达到10%以上,大多商品价格是一天一个价。

(2)除了面包和熟食外,生鲜食品的品种季节性很强,这些商品均在短短的一个时期集中上市,在生产、销售和价格上都表现出明显的季节性的变动趋势。

(3)生鲜食品大多为初级农副产品,其质量目前还主要沿用感官鉴定,缺乏统一的质量标准,造成生鲜食品在质量分级定价上标准制定困难。

(4)生鲜食品保质期短,易变质、易腐败,其商品损耗大大高于其他商品。

2.生鲜食品采购管理的特点

正是由于生鲜食品与一般商品相比存在以上特点,相应地生鲜食品的采购也具有自己一些特点:

(1)采购的复杂性。由于生鲜食品价格变动较大,这就造成了采购人员市场采价困难,同时也增加了对采购人员吃拿回扣的控制的难度;由于生鲜食品质量难以标准化,这使得采购部门对厂家的质量比对和控制困难,同样也给采购人员降低质量以谋取个人私益留下了空间。由于季度性很强,再加上农业产品靠天吃饭所造成的产量不确定性,这使得对生鲜食品的采购的品种和数量的预测困难。正是由于以上三个问题,造成生鲜食品采购的不确定性、复杂性加大。

(2)风险性。由于生鲜食品,特别是生鲜三果,经营成本、损耗大,操作复杂,如果采购管理不慎,就有可能使超市因经营生鲜食品而出现亏损或加大亏损,难以为继,这也是许多超市想经营生鲜食品,却又不敢贸然进人的一个原因。

(3)规模性降低。由于生鲜食品保质期短,有的仅1 2天,再加上许多超市未形成规模经营,这使得生鲜食品的采购半径缩短,使得许多超市,特别是跨地区经营的超市门店自行采购商品,降低了连锁经营在统一集中采购上所能获得的规模效益。

3.采购的模式

从采购的集权程度可分为:

(1)分权式的采购组织(门店采购)

这种方式由各店商品部自行采购生鲜食品。

优点:采购具有相当弹性,较具市场针对性;价格由门店自定,机动性强,有较好的经营主导权;较能符合消费者需求。

缺点:较难发挥大量采购、以量制价的功能;利润很难控制;无法塑造连锁经营的统一形象。

分权式的采购组织,由门店自行采购,它多适用于门店之间分布较广的连锁企业,并且它适宜于保质期相对较短的生鲜食品,如蔬菜中的叶菜,鲜活水产等等。

(2)集权式的采购(总部采购)

此种采购组织是把采购权集中在总部,由专职的采购部门来负责,采购权不下放。门店采购无决定权,但有建议权。

优点:连锁店不负责采购,可专心致力于搞好门店销售工作;可发挥集中议价功能,有利于降低采购成本;价格形象一致,利润较易控制;促销活动易于规划,易掌握货源。

缺点:门店工作弹性小,较难满足消费者的需求;采购工作和销售工作较易脱节。

总部采购是连锁超市非食品以及食品中干杂食品的最常用的采购方法。在生鲜食品上,它较多地运用于门店较为集中的企业,特别是局限在某一城市的连锁企业,在品种上,它比较适宜保质期较长的品种,如冻肉、冷冻水产品等等。

从采购的渠道可分为当地采购和跨地区产地采购:

(1)当地采购。当地采购的生鲜商品主要是因为保鲜原因不适于远途运输的生鲜商品,采购渠道又可分为农产品批发市场和城市周围农产品生产基地。生鲜商品的品类包括蔬菜中的叶菜类;按照政府规定必须从当地肉联厂采购的鲜肉类产品;淡水养殖的鲜活水产品,部分副食产品(豆腐和豆制品,以及当地制作的新鲜糕点和熟食制品等);各种半成品凉菜和切配菜等。

(2)跨地区产地采购。跨地区产地采购的生鲜食品主要是可以在一定时间和距离内远途调运,或者经过保鲜加工处理的生鲜的食品,它包括具有耐储存、大批量大宗菜(大白菜、洋葱、土豆和冬瓜等);部分果实类水果(柑橘、苹果、香蕉和箱装水果等);冷冻水产品;干鲜产品和保鲜封装的加工制成品。

目前,超市生鲜区的经营品种很大程度上是依靠当地的采购货源渠道,其主要原因:一是由于大量非标准化的生鲜商品因保鲜问题,不适于远途贩运;二是超市生鲜区的销售流量无法支撑批量采购,所以现在同一地区的超市生鲜经营经常会出现商品雷同化的倾向,超市生鲜经营的特色未能得到发挥。

然而真正能形成品种、价格和新鲜度等渠道优势的还是产地采购,包括城市周围农产品生产基地和跨地区的产地采购,这种渠道优势的发挥会使超市生鲜经营更加生动,运作空间更加宽阔,例如联华超市的跨地区采购战略就使其差异化经营策略得以充分展示。但生鲜采购渠道优势的发挥程度是与连锁超市生鲜经营规模(销售量)和生鲜供应链中配送体系的完善程度密切相关的,相信随着农产品保鲜运输问题的逐步解决和超市区域性连锁规模的扩大,跨地区采购的品种和数量都会不断增加,超市生鲜经营也会越来越丰富多彩。

二、生鲜食品采购程序

1.接洽供应商

与供应商进行接洽是超市商品采购活动的第一步,在这一步骤中通常要进行以下具体工作:

(1)确定接待日。在消费品买方市场的条件下,各生产厂家都必须为自己的产品寻找销路,每天都会有供应商到超市来推销他们的商品,为了提高超市采购工作的效率,有必要建立一种与供应商接洽的制度,规定与供应商接洽的具体时间。

这样就可以将采购人员从大量的接待活动中解放出来,使他们有一定的时间进行商品价格比较和商品适销分析。坐等供应商上门是一种方法,但是对于生鲜食品来说价格、品种变化较大。采购人员也应主动前向批发市场、生产基地了解情况,这点对新开张的超市中显得尤为重要。

(2)分类接洽供应商。要根据商品的不同类别将供应商进行分类,不同的采购人员接待不同类别的供应商,以提高洽谈效率。

(3)明确规定供应商应提交的有关资料。具体包括供应商的生产许可证、产品的有关证明文件等。

(4)要求供应商提供样品。在与供应商洽谈时,可以要求供应商提供商品的实物样品,以便采购人员检查和判断。

2.采价

采价就是超市采购人员在收到了供应商的产品报价以后,到市场上了解同类产品的价格,与供应商的报价进行比较,来确定取舍。采购人员在采价时,一定要注意采访的商品要与供应商的商品是相同类型、相同品项,否则就没有可比性。

3.议定价格

超市采购人员在采价以后,要与供应商面对面地商定供应商品的价格。在商议之前,采购人员要做一定的准备工作,要通过各种途径了解供应商向其他超市的实际供货价,再具体分析本超市的经营优势和劣势,以增加自己在价格谈判中的砝码,为本企业争取到最优的供应价格。

超市采购人员事先应该确定一个可接受的最高价格,超过这个价格就应该果断地放弃,再寻求其他供应商。

4.将商品导入卖场

采购人员在确定了供应商以后,要将准备采购的商品经过规定的程序进行报批,一经通过就要着手导入市场的具体工作。

(1)根据超市的规定为商品确定一个代码,以便对商品进行统一管理。

(2)建立商品档案。要将商品的品名、规格、代码、所属部门等资料录入超市的计算机系统中,便于经营者及时了解该商品的销售情况,进行恰当的进销调存决策。

(3)首次进货。首次进货必须由采购人员亲自负责,集中进货,熟悉采购通道,了解供应商的实情,一旦发现不妥,及时调整采购方案,使超市免受损失或少受损失。以后的采购可以由采购总部具体办理,也可以由各分店电话进货。

三、生鲜食品采购量的控制

生鲜食品按其保质期的长短可分为二类:一是保质期较长的,可压底的商品,如冷冻食品,另一种是保质期较短,不能压库产品,需当日购进当日销售,如各种鲜活食品。对待上述两类产品,在采购量的控制上应采取不同的方式。

1.可压库商品采购量的控制

这类商品采购量的控制,关键在于最小库存量和最大库存量的确定。

(1)最小库存量。根据电脑资料中滚动的N天的销售量计算出某一商品的日平均销售量,再根据商品到货和加工配送的周期来确定最小的压库天数。如果一张订单发下去,3天内能到货,再加上加工配送的时间2天,则压库时间为5天。其计算公式:

最小库存量=某类商品日平均销售量×(厂家将商品送达配送中心的天数 配送中心进行加工的天数 配送中心将货送达门店的天数 卖场中陈列量可销售的天数)

对一些没有组建配送中心的连锁企业,其计算公式为:

最小库存量=某类商品的日平均销售量×(厂家将商品送达门店的天数 门店进行商品加工的天数 卖场中陈列量可销售的天数)

这是最小库存商品量,如果实际库存低于这个数,可能会造成商品脱销。在实际中可在计算机管理软件开发时,在程序中设置预警措施,一旦实际库存量临近或低于最低库存量,电脑系统进行预警报告。

(2)最大库存量

最大库存量的确定要综合考虑以下3方面因素:

①根据库容量来确定。根据当前保鲜设备的容量来计算库存量,如果一个冷库可存放10吨食品,分摊给每种食品的库存容量是多少即可算出,这就是最大库存量。

②根据保质期来确定。其计算公式为:最大库存量=(保质期一厂家将商品送达门店天数一门店进行加工的天数)×日平均销售量。

③根据最大采购资金预算量来确定。其计算公式为:最大库存量=预算资金÷商品单价在最小库存和最大库存之间,超市可根据厂家发货的批量大小以及相应的价格折扣、运输费用来确定一个合理的量值作为每次采购的批量值。

2.鲜活食品的采购控制

鲜活食品不能压库,没有最大最小库存量的限制,必须力争当天购进当天售出。其理论采购量等于日平均销售量。但是实际超市运作中可能会有一些商品无法当日全部售出,因此,计算公式为:

采购量=某日销售预测值一前日商品库存值

鲜活食品一般采用签订永续订单的形式,签订一张合同,可以分多次交货。对于由总部(或配送中心)集中进货的,总部有了永续订单后,门店可以根据这张订单来填补补货申请单,并实时传到总部,总部经过审核后,将各个门店所需的鲜活食品的品种、数量汇总,然后发送给各个供应商。对于由门店自行订货的,程序也大致相同,则由门店直接向供应商订货,只是中间少了一道总部汇总审核这一环节。

四、生鲜食品采购合同的内容规定

生鲜食品采购合同内容除了商品的品种、数量外,还应对以下问题进行规定:

1.配送问题的规定

生鲜食品主要是供给日常生活所需,要求商品周转很快。此时如欲保证充分供应,就必须依靠供应商准时配送商品。因此,在配送方式、配送时间、配送地点、配送次数等方面,通常在采购时就要和厂商在合同中予以规定,并要清楚规定厂商若违反了规定必须承担的责任。

2.缺货问题的规定

对于厂商的供货,若出现缺货的现象,必然会影响生意。因此应规定一个比例,要求厂商缺货时应承担的责任,以保证厂商能准时供货。例如:容许厂商的欠品率为3%,超过3%时,每月要付1万元罚金等。

3.商品品质的规定

进行商品采购时,采购人员应了解商品的成分及品质等是否符合政府卫生部门或工商行政等部门的规定。但因为采购人员的能力并不足以判断各种商品的成分,因此在采购时,必须要求厂商在合同中作出保证符合政府法律规定的承诺,并提供政府核发合法营业的证明,以确保在商品销售中不会出现问题。

4.价格变动的规定

生鲜食品价格变动较大,在鲜活食品签订永续订单时,要对未来价格变动的处理作出规定,如在价格上涨时,要在调整生效前通知超市并经超市同意方为有效等。

5.付款的规定

采购时,支付货款的日期是一种采购条件,在此不赘述。但在合同中须对付款方式有所规定。例如:对账日定在每月的哪一天、付款日定在哪一天、付款时是以人员领款方式还是转账方式等均要有准则,并请厂商遵守。

6.退货的规定

超市最感头痛的问题便是退货,厂商送货很快,但退货却不积极。但若不退货,店的利益就会受损,因此必须制定退货规定。比如规定出现哪几种情况下可退货、费用如何分摊等。

五、生鲜食品供应商的管理

1.厂商分类与编号

生鲜食品范围比较广泛,故应对厂商进行分类管理。比如分成果菜类的供应厂商、日配类的供应厂商,再依各类别来编号,给予每一个厂商一个编号。这种编号大概4码就可以了,例如某公司是果菜类的厂商,而果菜类的部门分类码为3,则我们可以将公司编成3001来辨识管理。当然也可以用更细的分类码来给予代号,但总的来说,超市应对厂商进行分类管理并给予每一厂商一个代码,以便于电脑管理。

2.厂商基本资料档的建立

将每一厂商的基本资料,包括公司名称、地址、电话、负责人、资本额、营业证、营业额等,建立成基本资料卡,由电脑存档并管理,以便随时可以查阅。

3.各厂商商品台账的建立

对于同一厂商所供应的商品的进价、售价、规格、数量、毛利率等商品资料要建立台账,进价或规格有所变更时要及时修改。

4.厂商销售数量的统计

对于每家厂商的产品的销售量、销售额必须予以统计,作为议价谈判的筹码。



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